БиС взаимодействие - Викки Виктория

БиС взаимодействие
Виктория Викки


Информация в книге предназначена для руководителей всех уровней. С помощью практических рекомендаций, руководитель сделает свой рабочий процесс значительно эффективней.





Виктория Викки

БиС взаимодействие



Глава 1. Секретарь.



Подбор кандидата. Введение в должность.

Слово «секретарь» произошло от выражения «хранить секреты». На тайной королевской службе всегда был человек, который имел посвящение во все личные тайны главы государства.

Секретарь (лат. secretarius от secreto «отдельно, особо, тайно») – профессия, должность или звание, чин:

Личный секретарь – лицо, ведущее записи под диктовку, а также ведущее личную и деловую переписку другого лица;

Секретарь-референт – вспомогательная офисная должность; профессия организации делопроизводства;

Босс – хозяин или глава предприятия. Происходит от англ. boss – «хозяин, шеф, шишка», которое, в свою очередь произошло из нидерл. baas – «хозяин».

В англоязычных странах клерк – это служащий (конторщик, офисный работник, «белый воротничок»). В изначальном и более узком смысле – писец; служащий, исполняющий письменные работы.

До первой мировой секретарей имели практически все слои общества. Аристократам секретарь вёл переписку, контролировал порядок в документах и график присутствия на приёмах. У «деловых» секретари именовались клерками и полностью контролировали все письменные работы. Должность секретаря или клерка была очень престижной, на неё нанимали предпочтительно мужчин. Затем, начиная с первой мировой войны, постепенно должность секретаря стала практически женской, так как сказывалась нехватка мужчин.



В настоящее время должность секретаря имеет многочисленные названия, которые отражают нюансы обязанностей:

Машинистка;

Стенографистка;

Секретарь;

Офис-менеджер;

Администратор;

Администратор по персоналу;

Секретарь бухгалтера;

Исполнительный помощник;

Личный помощник;

Бизнес-администратор.



Работа руководителя и секретаря имеет общие задачи. Их деятельность имеет фокус в одном направлении.

К примеру, необходимо подготовить доклад. Руководитель этот доклад пишет или «начитывает», а секретарь печатает и корректирует.

Руководитель и секретарь взаимосвязаны. Статус руководителя во многом зависит от его секретаря, так как хороший секретарь всегда может представить своего босса в выгодном свете, в то время как посредственный секретарь даже идеальному руководителю сможет подпортить репутацию.

Руководитель любого уровня имеет большую нагрузку и поэтому они стараются иметь такого секретаря, который в случае необходимости сможет его полностью заменить.

Печальная тенденция в том, что многие руководители не могут найти себе идеального помощника, в то время как толковые секретари не могут найти себе достойное место работы.

Для слаженной и плодотворной работы между руководителем и секретарем должно быть понимание. Другими словами, необходимо установить рабочее партнерство, в котором цели и задачи идентичны.



Как выбрать толкового секретаря?

Для того чтобы выбрать себе идеального секретаря-партнера-помощника, необходимо честно ответить себе на два вопроса:

1. Зачем мне он нужен?

2. Какие функции будут входить в его обязанности?

Часто руководитель совершает большую ошибку в использовании талантов нового сотрудника. На работу нанимается высококлассный специалист, но его энергия и сверх способности не используются. Вместо творческой совместной деятельности руководитель озадачивает работника кофейно-чайными задачами, вследствие чего секретарь не ощущает перспектив профессионального развития и увольняется.



Чтобы не было текучки кадров, перед наймом секретаря продумайте все требования к кандидату:

Специфично ли направление вашего бизнеса?

Необходим ли опыт работы в вашей сфере?

Какие Ваши функции в организации и должен ли претендент обладать особыми познаниями этих самых функций?

Ваш статус? Будет ли секретарь общаться с вашим руководством?

Вы руководитель. Потребуется ли секретарю общаться с вашими подчиненными?

Раскрыть секретарю общее понимание ваших клиентов, с которыми придётся иметь дело.

Какие ожидаются изменения в работе? Придётся ли секретарю принимать в них активное участие?

Какой административный уровень будет у секретаря? Необходимы ли будут специальные знания: технические, статистические, финансовые?

Какой секретарь вам нужен, пассивный или активный? Пассивный исполняет только ваши прямые поручения. Активный самостоятельно готовит ваши отчеты, руководит вашими подчиненными и проводит тематические исследования.

Будет ли секретарь самостоятельно вести деловую переписку от вашего лица, или только под вашу диктовку?

Будут ли у секретаря обязанности, выходящие за границы ваших совместных задач и проектов?

Часто ли вы отсутствуете в офисе? Будет ли дозволяться секретарю принимать решения в ваше отсутствие? Или будет необходимо вести накопительную книгу, для согласования с вами всех мелких нюансов?

Каков объём документации, который придётся ежедневно обрабатывать секретарю?

Также необходимо определиться с уровнем владения родным и иностранным языком.

Уровень конфиденциальности. На этом вопросе стоит остановиться подробно в самом начале вашего совместного сотрудничества.

Будет ли ваш секретарь привлекаться к работе с другими руководителями, или вы имеете на него эксклюзивные права? Если да, то эти требования необходимо сразу обсудить.

Перспективы профессионального развития секретаря необходимо обсудить в самую первую очередь.

Какими видами редакторов и таблиц должен уметь пользоваться вновь прибывший работник?

Необходим ли специалист с опытом или вы желаете обучить партнера под свои требования?

И самое важное: если ваш предыдущий секретарь уволился, то необходимо понять истинную причину. Если причина в отсутствии профессионального роста, то существует вероятность потерять и нового сотрудника. Для экономии времени при отборе претендентов, название должности должно наиболее точно отображать специфику деятельности. Иначе в большом потоке «секретарей» вы можете пропустить нужного и подходящего именно вам кандидата.



Как информировать о вакансии?

1. Предоставить информацию о вакансии в центры трудоустройства. В картотеках центра часто находится информация о квалифицированных и компетентных специалистах.

2. Агентство по подбору персонала поможет вам сэкономить время и подобрать специалиста именно под ваши требования.

3. Прямое объявление о вакансии. Этот вариант самый затратный по времени. Много резюме. Много собеседований. Но в результате вы подберете именно такого человека, с которым вам будет комфортно работать.



Собеседование

«Не нужно» работодателю в объявлении устанавливать ограничения по возрасту. В современном обществе часто не стыкуются возраст и навыки (опыт). При возрастных ограничениях вы можете не охватить самых ценных кандидатов.

«Нужно» работодателю в первую очередь проинформировать претендентов о специфике деятельности организации, месторасположении организации, условиях найма на должность, уровне оплаты и характере работы.

Самое эффективное собеседование проводится в паре с коллегой. Парные собеседования более объективны.



Как подготовиться к собеседованию?

Подготовьте список вопросов по специфике работы. Вам нет надобности выяснять биографию, вам необходимо понять способности, благодаря которым претендент сможет выполнять необходимую работу наилучшим образом. Правильный подход на собеседовании: задавать всем претендентам одни и те же ключевые вопросы.

Каждый вопрос должен касаться ситуации, которая неожиданно возникает в процессе работы.

Задаем конкретные вопросы, а не гипотетические. Просим привести примеры из жизни.

Просмотрев автобиографию претендента, выберите не более двух фактов, по которым вы хотите задать уточняющие вопросы.

Лучшая подготовка к собеседованию – это его готовый сценарий.



Сценарий собеседования

1. Представиться самому и представить напарника по собеседованию.

2. Обозначить характер работы.

3. Проработать список вопросов по работе.

4. Проработать список вопросов по автобиографии.

5. Обрисовать критерии и условия работы.

6. Спросить, есть ли вопросы.

7. Рассказать о дальнейших действиях: сколько ещё претендентов и в какое время вы сообщите о результатах собеседования.

8. Поблагодарить за уделенное время.



Если вы хотите проверить уровень подготовки, то предоставьте претенденту отдельное помещение, где он сможет в спокойной обстановке выполнить требуемые задания (машинопись, скорость, умение работать с редакторами и таблицами, навыки стенографии).

Наиболее эффективна данная проверка после собеседования.

Хорошее задание: составить памятку для секретаря, с задачами на день и основными обязанностями.

На каждого кандидата планируйте не менее двух часов.



Процесс собеседования

1. Лично встречайте претендента, это позволит по пути в офис установить непринужденную и доверительную атмосферу.

2. Следуйте сценарию, но не торопитесь. Время должно быть достаточно для полноценных и неторопливых ответов.

3. В самом начале беседы необходимо показать рабочее место.

4. Не делайте поспешных выводов, особенно в самом начале диалога. Оценить способности и возможности человека за несколько минут нереально. Прощайтесь с каждым как с будущим сотрудником.

Ваши задачи после собеседования.

Дополните записи по проведенной беседе.

Обсудите способности претендента с напарником по собеседованию.

Со дня собеседования до оглашения результатов претенденту должно пройти не более одной недели.

Сохраняйте все анкеты и ваши комментарии по собеседованию. Они вам могут пригодиться в дальнейшей работе. Возможно, что человек будет впоследствии рассматриваться как кандидат на другую должность.



Рекомендательные письма

Важно перед собеседованием просить предоставить претендента рекомендации.

Рекомендательное письмо проще получить соискателю на должность, если он бывшему работодателю предоставит список вопросов, на которые необходимы ответы. Для рекомендательного письма секретарю необходимо осветить следующие вопросы:

Дата начала и окончания работы в организации;

Название должности;

Уровень зарплаты и премиальных;

Количество невыходов на работу за год, включая больничные;

Приняла бы организация данного работника повторно?

Служебные обязанности;

Оценка выполнения обязанностей по 10 бальной шкале;

Соответствовала ли работа особенностям работника?

Соотношение административной работы и машинописной;

Подход к работе больше исполнительский или творческий?

Уровень принятия решений?



Введение в должность

Выбранному кандидату отправьте приглашение на встречу и на ней детально ознакомьте с: условиями найма, датой и временем начала работы, требованиями к внешнему виду. Также на встрече необходимо подписать все обязательные приказы и инструкции. Детально проработать «Положение о конфиденциальности».



Глава 2. Управление временем



Эффективность в работе с секретарём



Очень эффективно экономить время можно при помощи секретаря. Тот руководитель, который уже работал с личным секретарем, понимает сколько преимуществ даёт это взаимодействие.

Неправильное использование секретаря – это приготовление кофе, телефонные звонки и приглашение посетителей в кабинет. Но данный подход не позволяет получить все бонусы от личного помощника.

Самая важная задача секретаря: планирование рабочего времени руководителя.

Существует заблуждение, что ценность рабочего времени напрямую связана с высотой оплаты должности. Но в реальности происходит следующее: ваш секретарь печатает и корректирует вам отчёт, который вы будете завтра зачитывать на конференции, так вот в это время в этом моменте время секретаря намного ценнее вашего.

И этот пункт взаимодействия очень важен. Руководитель, который ценит только своё рабочее время, оставляет большой объём работы для секретаря в самый последний момент.

Этим он вредит сам себе, последствия такого подхода будут следующими:

Секретарь будет работать постоянно сверхурочно, следовательно, быстро уволится.

Вас ждут постоянные авралы.

Работа будет выполнена плохо, так как времени без обдуманного планирования катастрофически не хватит, ни руководителю, ни его секретарю.

В этой главе подробно рассмотрим все возможности планирования времени. Проанализируем, как правильно организовывать рабочее время, как выстроить рабочий процесс с секретарём, чтобы ваша деятельность была максимально эффективной.

В планировании времени существует три основных момента, с учётом которых, вы всегда всё будете успевать.

Первый момент – ведение ежедневника, второй момент – установление сроков и контроль за ними, третий момент – поведение при незапланированных перерывах (телефонные звонки, внеплановые посетители).



Ежедневник

Так как же вести ежедневник эффективно?

Многие используют ежедневники, но чаще всего это действие является неэффективным. Самое классическое его использование: планирование встреч, визитов, собраний. И чаще всего, именно руководители хуже всех сотрудников ведут свои ежедневники. Основная ошибка руководителя, при ведении ежедневника, это назначение встреч, без уведомления секретаря. В этом случае постоянно получаются непоправимые накладки, так как секретарь на то же самое время назначает тоже встречу, причём не менее важную.



Первое, о чем надо договориться с секретарем: ведение ежедневника руководителя является обязанностью секретаря.




Конец ознакомительного фрагмента.


Текст предоставлен ООО «ЛитРес».

Прочитайте эту книгу целиком, купив полную легальную версию (https://www.litres.ru/viktoriya-vikki/bis-vzaimodeystvie/) на ЛитРес.

Безопасно оплатить книгу можно банковской картой Visa, MasterCard, Maestro, со счета мобильного телефона, с платежного терминала, в салоне МТС или Связной, через PayPal, WebMoney, Яндекс.Деньги, QIWI Кошелек, бонусными картами или другим удобным Вам способом.


Поддержите автора - купите книгу


1


Читать бесплатно другие книги:

"Я хотел быть осьминогом, потому что у него три сердца. Я думал, так будет проще. Одно сердце – чтобы жить, другое – ...

В будущем, отдаленном от нашего времени на 30000 лет, на планете Ледопад, в единственном ее городе Невернессе, находи...

В одной из стран Южной Америки, в особняке вице-президента, проходит пышный прием в честь дня рождения влиятельного я...

Что делать, если жизненный свет исчезает под завалами проблем? Как сохранить веру в себя и свои силы? Как научиться б...

Вим Дэгравэ отправился в путешествие по отелям с мировым именем, чтобы разузнать о тайнах, скрывающихся за приветливо...

«Честь имею». Один из самых известных исторических романов В.Пикуля. Вот уже несколько десятилетий читателя буквально...