Принцип пирамиды Минто®. Золотые правила мышления, делового письма и устных выступлений - Минто Барбара

Принцип пирамиды Минто®. Золотые правила мышления, делового письма и устных выступлений
Барбара Минто


Эта книга учит эффективно составлять письменные документы и устные выступления. Согласно теории автора, текст делового документа хорошо воспринимается только в том случае, если его идеи логически взаимосвязаны и выстроены по принципу пирамиды. Только такая структура делает сообщение максимально доступным для понимания, потому что мысли излагаются в порядке, оптимальном для восприятия. Эта теория прошла проверку временем: автор много лет преподает свой курс в крупнейших бизнес-школах, университетах и компаниях.

«Золотые правила» Барбары Минто необходимы всем, кому приходится иметь дело с составлением отчетов, служебных записок, докладов, выступлений, презентаций, а также всем, кто хочет научиться предельно ясно и правильно излагать свои мысли, вне зависимости от рода деятельности.

Ранее эта книга выходила под названием «Золотые правила Гарварда и McKinsey».





Барбара Минто

Принцип пирамиды Минто®. Золотые правила мышления, делового письма и устных выступлений



Издано с разрешения Barbara Minto, c/o Knight Features Ltd. и PROJEX INTERNATIONAL LLC c/o Alexander Korzhenevski Agency



Все права защищены.

Никакая часть данной книги не может быть воспроизведена в какой бы то ни было форме без письменного разрешения владельцев авторских прав.



© Barbara Minto, 2003

© Дизайн обложки. Студия Артемия Лебедева, 2007

© Перевод на русский язык, издание на русском языке, оформление. ООО «Манн, Иванов и Фербер», 2018


* * *


Нет ничего более практичного, чем хорошая теория.

    Курт Левин






Предисловие


В 1973 году я опубликовала шесть статей под названием «Принцип пирамиды», где рассказала о новом методе обнаружения логических ошибок в письменных документах, в частности в отчетах консультантов. Я объясняла, что текст легко воспринимается лишь в том случае, если он структурирован по принципу пирамиды.

Разнообразие взаимосвязей между высказываниями в такой пирамиде ограничено тремя логическими направлениями (вверх, вниз и в стороны), что позволяет сформулировать общие правила.

Принцип пирамиды был разработан мной во время работы в McKinsey & Company, сначала в Кливленде, а затем в Лондоне. В McKinsey быстро поняли, что мое призвание – не цифры, а тексты.

Изучая пособия по написанию отчетов, я обнаружила интересный факт: неимоверное количество книг рассказывало о том, как правильно составлять предложения и абзацы, но не было ни одной, которая учила бы строить рассуждения. Ни в одной книге не прозвучало «думайте логически» или «составьте логичный план». Тогда я спросила себя, что вообще отличает логичный план от нелогичного. И обнаружила, что это отличие заключается в «пирамидальной» структуре.

Эта структура может быть использована в любом документе. Возьмем для примера простое письмо. Вначале рассмотрим его в оригинальном, а затем – в отредактированном виде.




Мысли излагаются в том порядке, в котором они возникают в голове составителя письма

Звонил Джон Коллинз и сообщил, что не сможет прийти на собрание в 15:00. Хал Джонсон не возражает, если собрание перенесут на более позднее время или даже на завтра, но тогда не раньше 10:30. А секретарь Дона Клиффорда сообщил, что Клиффорд вернется из Франкфурта только завтра поздно вечером. Конференц-зал полностью зарезервирован на завтра, однако свободен в четверг. Похоже, что четверг, 11:00, подходит нам для проведения собрания больше всего. Устраивает ли это время вас?








Изложение строится по принципу пирамиды

Возможно ли перенести сегодняшнее собрание на четверг на 11:00? Это время больше устраивает Коллинза и Джонсона, да и Клиффорд к тому времени уже вернется. Кроме того, будет свободен конференц-зал.







В 1967 году некоторые опытные сотрудники McKinsey указали на слабые места этой концепции и помогли исправить их. Сегодня разработанный мною принцип пирамиды[1 - Официальное название – Minto Pyramid Principle®. Прим. перев.] является стандартом McKinsey.

В 1973-м я ушла из McKinsey, чтобы представить мои идеи более широкому кругу людей. На сегодня мой курс прослушали около 10 000 сотрудников консалтинговых фирм и компаний разных стран. В 1981 и 1987 годах вышли первые два издания этой книги. Также были созданы видеокурс (в 1981-м – первая версия, в 2003-м – вторая) и компьютерная программа (в 1985 году).

Я рада, что в результате моего многолетнего труда Minto Pyramid Principle® стал стандартом в сфере консалтинга, а основная концепция пирамиды стала использоваться во многих других курсах.

Многолетний опыт преподавания и недавняя работа над новой версией видеокурса позволили мне по-новому взглянуть на свою концепцию, усовершенствовать и дополнить ее.

Перед вами новая версия книги, в которой объединены все разработанные мной правила и приемы процесса рассуждений. Она содержит новые главы о способах выявления и анализа ошибок в построении текста, а также о визуальном отображении структуры пирамиды на странице или экране.

Книга состоит из четырех частей.

• В первую часть («Логика в письме» (#ch1)) по сравнению с предыдущим изданием были внесены некоторые изменения. Здесь объясняется принцип пирамиды и показывается, как использовать его. При прочтении этой части вы освоите технику составления простых документов.

• Вторая часть («Логика в рассуждениях» (#litres_trial_promo)) рассказывает, как критично взглянуть на свои рассуждения и убедиться в верности обобщений.

• Третья часть («Логика в решении проблем» (#litres_trial_promo)) абсолютно новая. Она предназначена для тех, кому приходится составлять консалтинговые документы или анализировать сложные проблемы и представлять на их основе свои заключения. В ней описываются принципы анализа, позволяющие уже на этой стадии выстраивать ваши рассуждения в форме пирамиды.

• В четвертой части («Логика в презентациях» (#litres_trial_promo)) обсуждаются приемы, позволяющие использовать принципы пирамиды в устных выступлениях.

Вам придется много поработать, прежде чем вы научитесь применять принципы пирамиды. Тем не менее, если вы будете следовать указаниям, предложенным в этой книге, то вам удастся:

а) довольно существенно сократить время, затрачиваемое на подготовку конечного документа;

б) улучшить ясность текста;

в) сократить его объем.

Результатом ваших усилий должен стать четкий и ясный текст документа, составленный за рекордно короткое время.




Часть I. Логика в письме





Введение


Письменное составление документов – не самая приятная из обязанностей любого человека. Почти для всех это трудное задание, и каждый хотел бы улучшить свои навыки в этой области.

Почему же большинству так и не удается добиться совершенства?

Во-первых, под написанием более понятных текстов зачастую подразумевают употребление более простых и коротких предложений. Действительно, многие пишут длинными и громоздкими предложениями, изъясняясь слишком техническим или чересчур абстрактным языком. Но все это недостатки стиля написания. Изменить свой стиль очень сложно. Однако нельзя сказать, что невозможно. Это все равно что осваивать клавиатуру компьютера: залог успеха – регулярные упражнения. Но большинству специалистов просто не хватает на это времени, и в результате они продолжают выслушивать замечания о том, что им следует выражаться «более доступно».

Есть и вторая, более распространенная причина неясного изложения мыслей, которую легче устранить. Речь идет о структуре документа – порядке, в котором выстраиваются предложения. Если документ составлен непонятно, это, скорее всего, значит, что порядок изложения мыслей пишущим не позволяет читающему воспринимать их.

Наиболее легко воспринимается текст, в котором вначале представлены общие, более абстрактные суждения, а потом уже второстепенные, которые поддерживают главные. Таким образом, идеальная структура документа складывается в форме пирамиды, где идеи[2 - Барбара Минто определяет идею как утверждение, которое дает читателю неизвестную ему информацию и вызывает у него подсознательный вопрос. Далее этот термин будет употребляться постоянно. Прим. ред.] взаимосвязаны и вертикально (то есть утверждение любого уровня обобщает идеи одной группы, расположенные ниже), и горизонтально (то есть идеи одной группы представляют собой в совокупности один логический аргумент).

Читающий может легко воспринимать идеи, структурированные таким образом, начиная с вершины пирамиды и спускаясь постепенно вниз. Основные утверждения вызывают у него неосознанный вопрос, ответ на который приводится уровнем ниже. Этот «диалог» продолжается до тех пор, пока вы не сообщите читающему все, что хотели сказать.

Реакция в форме мысленных вопросов возникает у каждого из нас автоматически. Заметим, что никто не может знать заранее, какими именно будут наши рассуждения, пока мы не выразим их. К счастью, структура наших размышлений тоже пирамидальна. Поэтому, выстраивая текст соответствующим образом, можно без особых усилий понятно изложить свои идеи.

В первой части книги дается объяснение, почему читающий лучше всего воспринимает структуру пирамиды и как связаны между собой ее логические подструктуры. На основе этих знаний вы научитесь выделять те идеи, которые должны быть включены в документ, и выстраивать четкие взаимосвязи между ними. Также приводится подробный анализ логики вводной части и описание методов дедуктивной и индуктивной аргументации.

Прочитав первую главу (#glava1), вы поймете основные принципы выстраивания пирамиды рассуждений. Последующие главы научат вас включать в пирамиду только правильные, связные и законченные суждения и развивать мысль в нужном направлении.




Глава 1. Почему именно пирамида?



Даже если ваш доклад небольшой (скажем, всего две страницы текста), это все равно не меньше сотни предложений. Читателю придется вникнуть в смысл каждой фразы, сгруппировать их, установить между ними связь и объединить в целое. Однако ему будет намного проще, если он получит текст, который изначально составлен в виде пирамиды. В этом случае он начнет прочтение с ее вершины и постепенно спустится вниз к основанию. Это иллюстрация фундаментальных положений о том, как человек мыслит:

• Чтобы лучше понять информацию, читатель непроизвольно разбивает ее на соподчиненные блоки, группируя идеи по принципу пирамиды.

• Любую группу идей понять легче, если она изначально структурирована таким образом.

• Следовательно, любой документ должен быть составлен в виде пирамиды идей.



Теперь поясним, что следует понимать под пирамидой идей.




Выстраивание пирамиды идей


Давно известно, что все, что человек видит вокруг себя, он непроизвольно группирует по каким-либо признакам – будь то схожие характеристики или месторасположение.

Возьмем, к примеру, эти шесть точек:








Глядя на рисунок, вы ясно видите две группы точек, по три в каждой. Это обусловлено тем, что расстояния между одними точками меньше, чем между другими.

Умение выстраивать логические цепочки имеет большое значение. Для демонстрации этого ниже приведены несколько пар не связанных друг с другом слов[3 - Пример взят из книги «Gestalt Psychology» by Wolfgang Kohler (Liveright Publishing: NY, 1970).]. Прочитайте их внимательно:



озеро – сахар

ботинок – тарелка

девушка – кенгуру

карандаш – бензин

дворец – велосипед

железная дорога – слон

книга – зубная паста


А теперь попробуйте связать между собой слова каждой группы, придумав к ним определенную ситуацию: например, сахар, растворившийся в озере, или ботинок, стоящий на тарелке. Затем закройте слова правого столбца и постарайтесь вспомнить их, читая слова левого столбца. Большинство людей может проделать это без особых затруднений.

Такой же процесс структурирования данных происходит, когда вы слушаете или читаете что-либо. Вы воспринимаете поток информации как одно целое и потому стремитесь установить логические связи. Эти связи всегда образуют своего рода пирамиду, потому что только так человек может:

• осознанно остановиться на магическом числе семь;

• установить логику.




Магическое число семь


Количество идей, которые вы можете запомнить за один раз, ограниченно.



Допустим, вы решили выйти из дома, чтобы купить что-нибудь почитать. Вы говорите жене:

– Пойду куплю журнал. Тебе что-нибудь надо в магазине?

– Ужасно хочется винограда, – говорит она, пока вы идете к шкафу, чтобы взять пальто. – Да, и купи еще молока.

Вы достаете из шкафа пальто, а она идет на кухню.

– Подожди, я еще посмотрю, достаточно ли у нас картошки. Ой, и картошки тоже нет.

Вы надеваете пальто и направляетесь к двери.

– Купи еще морковки, – кричит она вслед, – и пару апельсинов!

Вы открываете дверь и слышите:

– И масла!

Вы спускаетесь по лестнице, и до вас доносится:

– Яблок!

Вы садитесь в машину.

– Сметаны!

– Это все?

– Да, спасибо, дорогой!


Теперь, не перечитывая текст заново, можете ли вы вспомнить, что вас попросили купить? Большинство мужчин возвращается домой с журналом и виноградом.

Почему? Просто вы столкнулись с магическим числом семь. Джордж Миллер в своей статье[4 - The Magical Number Seven, Plus or Minus Two // Miller, George A. The Psychology of Сommunication: Seven Essays (Basic Books: Pa., 1967).] утверждает, что человек не может удержать в кратковременной памяти более семи предметов, плюс-минус два: некоторые могут запомнить девять, а другие – только пять (лично я отношусь к последней категории).

Когда человек сталкивается более чем с четырьмя или пятью предметами, то, чтобы удержать в памяти их все, он пытается разбить их на логические группы. В нашем случае вы, возможно, разделили бы продукты по отделам супермаркета, в которые вам пришлось бы зайти.

Чтобы убедиться в эффективности этого способа, прочитайте слова, приведенные ниже, и распределите их по тем категориям, которые вам приходят на ум. В итоге вы, вероятнее всего, обнаружите, что запомнили все слова.



виноград

молоко

картофель

морковь

апельсины

масло

яблоки

сметана


Если вы попробуете мысленно представить себе придуманную вами классификацию, то увидите, что создали несколько пирамидальных структур.









Необходимость установления логики во взаимосвязях


Безусловно, недостаточно просто разбить предметы на группы, не установив для себя их взаимосвязи. Смысл группировки состоял не просто в разделении восьми предметов на группы по несколько предметов в каждой, а в получении трех обобщающих категорий: молочные продукты, фрукты и овощи.

Это значит, что вместо того, чтобы запоминать все восемь предметов, вы запоминаете три категории, в которые они входят. Вы мыслите на один уровень абстракции выше, но это не значит, что вы забываете о нижележащем уровне – наоборот, обобщающая категория подразумевает его. И так как в данном примере между предметами существует прямая связь, не такая сложная, как в примере с озером и сахаром, запомнить их намного проще.

Все без исключения умственные процессы (рассуждение, запоминание, принятие решений) основываются на приемах группировки и обобщения. Поэтому можно считать, что информация, хранящаяся в голове человека, представляет собой огромную сеть взаимосвязанных пирамид. И здесь мы подходим к главной проблеме коммуникации: как совместить свою систему понятий с системой понятий собеседника.

Чтобы донести свои мысли до другого человека, вы должны убедиться, что он группирует предметы таким же образом, как вы. В нашем примере с покупками жене следовало бы, конечно, представить мужу вначале обобщающую категорию, а затем относящиеся к ней продукты – то есть расположить идеи сверху вниз.




Расположение идей сверху вниз


Последовательность изложения крайне важна для написания понятного текста. Лучше всего, если обобщающая идея дана в самом начале, а затем идет ее аргументация или детализация.

Следует помнить, что слушатель (или читатель) может воспринимать предложения лишь в том порядке, в котором они ему приводятся. Как уже было сказано, он предполагает, что идеи, представленные вместе, логически взаимосвязаны. Если вы заранее не объясните, в чем заключается их взаимосвязь, а просто выскажете их все разом, он попытается сделать обобщения самостоятельно, и не факт, что они совпадут с вашими.

Позвольте мне продемонстрировать, насколько запутанной может быть любая другая последовательность, кроме последовательности «сверху вниз». Предположим, мы встретились с вами в пабе, чтобы выпить пива. Не имея определенной темы для обсуждения, я говорю:



– Когда на прошлой неделе я была в Цюрихе – вы ведь знаете, насколько это консервативный город, – мы как-то собрались пообедать в ресторане, в котором столики стояли на улице. Представьте себе, за пятнадцать минут я насчитала среди прохожих пятнадцать мужчин, у которых были либо борода, либо усы.


Итак, я вам преподнесла некоторую информацию. Вы, даже не осознавая того, автоматически начинаете выдвигать предположения, почему я вам это рассказываю. Другими словами, вы воспринимаете начало моей речи как часть некоей группы идей, которые еще не высказаны, и готовитесь к получению оставшейся информации, перестав анализировать имеющуюся. Вы ждете того, что могло бы объединить все сказанное.

В голову вам между тем приходят такие мысли: «Должно быть, она рассказывает о том, как Цюрих постепенно становится менее консервативным», или «Она, наверное, собирается сравнить Цюрих с другими городами», или даже «Ей, видимо, очень нравятся бороды и усы». Не замечая вашего замешательства, я продолжаю:



– Вы ведь знаете, что в наших нью-йоркских офисах вы едва ли найдете хотя бы одного мужчину без коротких бак или усов.


Что вы скажете теперь? Вам кажется, что я сравниваю не все города, а лишь те, где есть наши представительства. И похоже, что я говорю не только об усах и бородах, но вообще о всякого рода небритости. Вы думаете: «Возможно, ей не нравится новый стиль. А может, она собирается сравнить стили сотрудников разных офисов? Или ее удивляет небритость мужчин-консультантов?» Вы бормочете что-то неопределенное в ответ и воодушевляетесь, когда я продолжаю:



– Да, кстати, в Лондоне небритость считается нормальным явлением вот уже на протяжении доброго десятка лет.


«Ага, – думаете вы, – наконец-то я понимаю, о чем это она. Она хочет сказать, что Лондон является законодателем стиля».



Читать бесплатно другие книги:

«Мы живем именно так, как умеем вести переговоры», – убежден Игорь Рызов, автор книги и ведущий эксперт в вопросах де...

Почему люди изменяют? Что заставляет их заводить вторые семьи, тайные банковские счета, разрабатывать сложные схемы в...

Практическое руководство психотерапевта Дженни Миллер – четырехшаговая система преодоления жизненных трудностей – от ...

Книга посвящена позиционному трейдингу и ориентирована на трейдеров с опытом практической работы не менее года. Акцен...

Книга поможет приобрести навык толкования сочетаний карт малой колоды Ленорман в комбинациях из двух, трех и пяти кар...

За день до нового года на заснеженной улице встречаются учитель из школы для биомусов – жутких детей, которых часть г...