Как спасти свой бизнес? Руководство к действию для мелких и средних предпринимателей - Мансуров Руслан

Если вы этого делать не будете, то лучше не тратьте драгоценного времени на формирование графика платежей, потому что работа эта достаточно трудоемкая, а в итоге бумага просто ляжет «мертвым» грузом на полку.

Во-вторых, старайтесь использовать как можно более достоверную информацию. При формировании прогноза платежей пользуйтесь условиями оплаты, указанными в договорах. Кроме того, также старайтесь их соблюдать фактически. Это Вам нужно, для того чтобы с одной стороны не платить раньше требуемого срока (с какой стати поставщики и подрядчики должны пользоваться Вашими денежными средствами раньше положенного – Вы и сами в них нуждаетесь!), а с другой стороны, чтобы не иметь всевозможных негативных последствий за невыполнение договорных обязательств (от разрыва отношений до штрафов и неустоек)

В-третьих, уделите особое внимание прогнозу продаж, а также его своевременной корректировке. Это наименее предсказуемая и наиболее важная статья.

В-четвертых, после того, как Вы сформировали график платежей, проведите его анализ. Например, применительно к вышеприведенному примеру, предлагается следующая его трансформация, рассмотренная в таблице 2.



Таблица 2

Скорректированный график платежей магазина детских игрушек «Слонопотам» на январь 2011 г. (в тыс. руб.)






Если есть время и возможности, можно сформировать несколько вариантов прогноза графика платежей: оптимистичный, наиболее реалистичный и пессимистичный.

В данном случае было предложено перенести платежи, связанные со строительством магазина на ул. Мира (100 тыс. руб.) и закупкой оборудования для магазина на улице Гастелло (100 тыс. руб.) на более поздний период – на следующую неделю. Кроме того, выплата заработной платы и соответствующие налоги были распределены в течение месяца, подразумевая при этом, что сначала зарплату получит непосредственно торговый персонал (ведь он обеспечивает продажи), а потом – обслуживающий, вспомогательный и управленческий персонал. В целом необходимо отметить, что к вопросам оплаты труда следует подходить очень аккуратно. Поэтому к вопросам работы с персоналом в том или ином проявлении данное пособие будет обращаться достаточно часто.

Перейдем к следующему шагу построения эффективной системы финансового управления. Это…




2. Формирование бюджета движения денежных средств (БДДС)


По сути, бюджет движения денежных средств является укрупнением графика платежей. Если график платежей обычно составляется с понедельной разбивкой, то БДДС обычно формируется помесячно. Рассмотрим содержание таблицы 3.

Не трудно догадаться, что значения столбца «Итого» таблицы 3 должны совпадать со значениями столбца «Итого» таблицы 2.



Таблица 3

Бюджет движения денежных средств магазина детских игрушек «Слонопотам» на январь 2011 г. (в тыс. руб.)









Какую пользу можно извлечь из данного документа и зачем его необходимо формировать? Как видно из таблицы, в бюджете движения денежных средств отражаются суммы авансов, постоплаты и оплаты в период возникновения затрат. Иными словами, данный документ дает четкое представление о том, кто авансирует Вас и кого авансируете Вы. Соответственно, анализ бюджета движения денежных средств позволит сделать вывод об эффективности или о неэффективности работы с контрагентами, что позволит в настоящем и в будущем пересмотреть условия работы, в частности, условия оплаты за поставленную Вам и отгруженную Вами продукцию.

Данная таблица заполняется в основном на основании условий об оплате, указанных в договорах с контрагентами. Строка «Заработная плата» заполняется исходя из соображений выплаты аванса работникам в размере 30 % от суммы в текущем месяце и полного расчета в месяце, следующем за отчетным – такая схема наиболее часто встречается на практике. Если у Вас принята другая практика, то необходимо документ скорректировать. Соответствующим образом распределяется и сумма налогов: налога на доходы физических лиц и взносов на социальное страхование. Уместно уточнить, что размер взносов на социальное страхование сейчас составляет 34 % от фонда оплаты труда, ставка налога на доходы физических лиц составляет 13 % от фонда оплаты труда.

Итак,

– 402 тыс. руб. (фонд оплаты труда) =350 тыс. руб. (выплаты заработной платы работникам) + 52 тыс. руб. (оплата налога на доходы физических лиц)

– 137 тыс. руб. (сумма оплаты взносов на социальное страхование) = 0,34 (ставка отчислений на социальное страхование)*402 тыс. руб. (фонд оплаты труда).



Переходим к следующему важному этапу…




3. Формирование бюджета доходов и расходов (БДР)


Назначение данного документа заключается в том, что он позволяет определить, насколько прибыльна или убыточна будет Ваша деятельность в планируемом периоде. Итак, рассмотрим таблицу 4.



Таблица 4

Вспомогательная форма бюджета доходов и расходов магазина детских игрушек «Слонопотам» на январь 2011 г. (в тыс. руб.)






В бюджете доходов и расходов отражаются понесенные организацией затраты, подтвержденные актами выполненных работ, ведомостями о начислении заработной платы, амортизации, накладными на полученные материалы и т. д., а не фактические платежи – в этом заключается одно из принципиальных отличий данного документа.

Второе принципиальное отличие заключается в том, что в бюджете доходов и расходов показываются амортизационные начисления.

Следующее принципиальное отличие заключается в том, что в бюджете доходов и расходов не отражаются затраты на капитальное строительство. Когда объект капитального строительства будет введен в эксплуатацию и оформлен соответствующий акт, тогда начнется начисление амортизации и сумма этих амортизационных отчислений будет показана в бюджете доходов и расходов. До этого момента затраты на капитальное строительство никаким образом в бюджете доходов и расходов не отражаются.

Еще одна особенность заключается в том, что в бюджете доходов и расходов оказываются суммы без налога на добавленную стоимость (НДС), а в бюджете движения денежных средств суммы отражены с учетом НДС (в таблице расчет НДС приведен по ставке 18 %).

Таблица 4 представляет собой вспомогательную таблицу, которая приведена специально для того, чтобы Вам, уважаемый читатель, было проще разобраться. Итак, в бюджете движения денежных средств отражаются платежи, т. е. процесс движения денежных средств на расчетном счете и в кассе, а в бюджете доходов и расходов отражаются затраты на хозяйственные операции, подтвержденные актами выполненных работ, накладными на материалы и т. д. Таким образом, платежи и понесенные затраты (когда фактически был использован ресурс) часто по времени не совпадают! Соответственно в бюджете доходов и расходов января 2011 г. по нашему магазину будут показаны суммы затрат:

– авансированных за 60 дней в ноябре,

– авансированных за 30 дней в декабре,

– затраты, платежи по которым осуществлены в текущем периоде,

– ресурсы, платежи по которым будут произведены в следующем периоде (при этом использование этих ресурсов производится в текущем периоде).

Следует также обратить внимание, что НДС облагаются далеко не все затраты. Например, не облагаются налоги, заработная плата и т. д.

Таким образом, бюджет доходов и расходов за январь будет выглядеть так, как показано в таблице 5. Нетрудно увидеть, что содержание таблицы 5 – это результирующий, итоговый столбец 8 таблицы 4.



Таблица 5

БДР магазина детских игрушек «Слонопотам» на январь 2011 г.






Следует пояснить, что операционная прибыль определяется как разница между выручкой и затратами.

Чистая прибыль, в свою очередь, определяется как разница операционной прибыли и процентов по кредиту и налога на прибыль.

При внимательном рассмотрении данных таблицы 3 можно заметить, что в бюджете движения денежных средств показана оплата налога на прибыль в сумме 30 тыс. руб., а в только что сформированном бюджете расходов и доходов прибыли нет, а соответственно, нет налога на прибыль. Возникает вопрос – нет ли тут ошибки? Ошибки нет! В текущем периоде (январе) действительно убыток, соответственно, нет налога на прибыль, а в бюджете движения денежных средств (таблица 3) показана оплата налога, который был начислен на полученную в декабре прибыль (сумма приведена в столбце «Постоплата в течение 30 дней»).

Теперь проанализируем результаты бюджетирования и подведем итог.

Для описания процесса специально был выбран такой, к сожалению, характерный пример для отечественного среднего и мелкого бизнеса, когда имеются наличные деньги, но нет прибыли! Иными словами – имеются средства, чтобы расплачиваться с поставщиками и работниками, но деятельность в целом экономически не эффективна. И долго бизнес не проживет!

Не лучше и другая возможная ситуация, когда у нас при формировании бюджета доходов и расходов получается прибыль (иногда очень хорошая), а в бюджете движения денежных средств получается дефицит денежных средств (отсутствуют средства для оплаты услуг контрагентов и выплаты заработной платы работникам). Эта ситуация также характеризуется, как негативная – такая организация не проживет!

Поэтому исключительно важно планировать оба этих документа и отслеживать одновременно и экономическую эффективность бизнеса, и движение денежных средств. Этот процесс этот порой бывает весьма трудоемким, однако без него Вы не можете осуществлять экономическое управление и быть уверенными в завтрашнем дне.




Модуль 2. Как бороться с неплатежами потребителей?


Когда будет составлен бюджет движения денежных средств, Вы сможете понять, устраивает ли Вас в целом ситуация по оплате услуг (товаров). Ситуация Вас будет устраивать только тогда, когда будет хватать денежных средств на обеспечение текущей деятельности. Об этом Вам просигнализирует отсутствие отрицательных значений в строке «Денежные средства на конец периода» в графике платежей. В противном случае на обеспечение текущей деятельности средств недостаточно.

При недостаточности средств на обеспечение текущей деятельности следует рассмотреть несколько вариантов:

1. Первый вариант связан с ситуацией, когда Ваши потребители (покупатели) выполняют договорные условия об оплате. В этом случае Вам необходимо пересмотреть эти самые договорные условия – договориться, например, об оплате за Ваш товар авансом или отказаться от постоплаты за ваш товар.

Возможна и другая ситуация, когда покупатели расплачиваются за продукцию сразу (например, если у Вас магазин розничной торговли), но происходит это в течение определенного периода времени; при этом Ваши поставщики требуют оплату сразу. Очевидно, что если нет большого количества свободных финансовых ресурсов, то эта ситуации не может устраивать. Решением подобной проблемы является изменение условий работы в части расчетов с поставщиками. При этом система финансового планирования, приведенная в предыдущем пункте, должна ответить Вам на вопрос о размере суммы, на которую необходимо изменить условия расчетов с поставщиками и/или покупателями.

2. Второй вариант связан с ситуацией, когда поставщики и/или покупатели не выполняют договорных условий. Эта проблема в меньшей степени характерна для розничной торговли и более характерна для сферы услуг.

Этот вариант более сложный, однако на начальном этапе следует постараться связаться с такими контрагентами и сначала в устной, а потом и в письменной форме заявить о своих претензиях. Практика показывает, что в 10–15 % случаев такие обращения срабатывают. Приведем несколько вариантов таких писем.



Генеральному директору ООО «Катала»

Иванову И. И.



Уважаемый Иван Иванович!

Согласно договору № 1 от 1.01.11 г. наша организация оказала Вам услугу – мы провели для вас рекламную компанию на сумму 56000 руб. Нам искренне интересно, все ли Вас устроило в ней? Дело еще и в том, что по какому-то недоразумению данные деньги все еще не дошли до нас.

Мы уверены, что Вы, также как и мы, относитесь к честным людям и испытываете неудобства по этому поводу. Возможно, что наши платежные документы затерялись где-то и не дошли до Вас. Чтобы не заставлять Вас обременять себя заботой об их поиске, мы прикладываем к этому письму копию счета.

Позвольте заранее поблагодарить Вас за оперативную работу, которая избавит всех нас от лишних хлопот.

Если в настоящее время по каким-либо причинам Вы не можете выполнить свои обязательства, то, пожалуйста, свяжитесь с нами, чтобы мы совместно нашли пути решения данной проблемы и сохранить хорошие отношения в будущем.

    С уважением и надеждой
    на развитие дальнейших отношений,
    Генеральный директор ООО «Пробел» П. П. Петров





Генеральному директору ООО «Катала»

Иванову И. И.



Уважаемый Иван Иванович!

Вас беспокоит Генеральный директор ООО «Пробел» Петров Петр Петрович. Мы совершенно не можем понять, в чем причина возникшего между нами недоразумения. Согласно договору № 1 от 1.01.11 г. наша организация оказала Вам услугу – мы провели для вас рекламную компанию на сумму 56000 руб.

Возможно, до Вас не дошло наше предыдущее письмо или затерялись где-то наши платежные документы? Как бы то ни было, Вы почему-то не ответили. Более того, до настоящего времени данные денежные средства так и не поступили на наш расчетный счет.

Мы теряемся в догадках и не понимаем, в чем причина сложившейся ситуации. Позвольте, я позвоню Вам или сделайте это сами – и мы постараемся решить возникшее недоразумение.

    С уважением и надеждой
    на развитие дальнейших отношений,
    Генеральный директор ООО «Пробел»
    П. П. Петров





Генеральному директору ООО «Катала»

Иванову И. И.



Уважаемый Иван Иванович!

По странному стечению обстоятельств вот уже длительное время мы не можем с Вами связаться. Дело в том, что согласно договору № 1 от 1.01.11 г., заключенному между нами, наша организация оказала Вам рекламные услуги на сумму 56000 руб. Однако до настоящего времени мы так и не обсудили, каковы результаты данной рекламной компании. Достигли ли Вы именно тех маркетинговых результатов, которые ставили перед собой и нами? Какова ситуация на Вашем рынке? Нам искренне интересно это знать, однако Вы не выходите с нами на связь, более того, договорная сумма причитающихся нам за работу средств так и не была перечислена Вами на наш расчетный счет.

Мы искренне надеемся на сотрудничество и просим Вас связаться с нами для разрешения данного вопроса. Мы верим, что в наши отношения вмешались какие-то нелепые случайности, которые можно разрешить путем переговоров. Нам бы очень не хотелось обращаться в судебные инстанции и портить этим наши дружеские отношения.

    С уважением и надеждой
    на развитие дальнейших отношений,
    Генеральный директор ООО «Пробел» П. П. Петров

Правда, обычно письма и звонки помогают при работе с более или менее честными организациями. В других достаточно распространенных случаях Вам следует обратиться в коллекторское агентство. Вопреки расхожему мнению обывателей в нем Вы не найдете верзил, которые будут бегать за вашими должниками с бейсбольной битой! Коллекторское агентство представляет собой организацию, которая специализируется на профессиональной юридической помощи в области взыскания задолженностей. В такой организации, как правило, работают высококвалифицированные юристы-профессионалы, знающие все юридические тонкости процесса взыскания долгов. Они владеют достаточно действенными методами работы с такими организациями-задолжниками. В их арсенале и досудебные способы разрешения конфликтов, и иски, и суды, и судебные приставы и т. п.

Оказание подобных услуг оформляется договором возмездного оказания услуг с коллекторским агентством.



Читать бесплатно другие книги:

Наши дети подобны маленьким звездочкам, каждая из которых неповторима и обладает своим особым светом: характером, талант...
Алекс Стэнтон, богатый одинокий красавец, находит себе очередную жертву, милую и смешливую Гвен Райт. Их отношения длятс...
Книга известного американского философа Чарльза Талиаферро, профессора колледжа Св. Олафа (Нортфилд, Миннесота) представ...
Книга включает материалы, связанные с биографией человека, которого многие считают одним из лидеров величайшей революции...
Отто фон Бисмарк (1815–1898) – знаменитый немецкий дипломат, венцом политической деятельности которого стало создание Ге...
Всем известно, что жизнь развивается по своим законам. Считаться с этим или нет – дело каждого из нас. Однако нельзя не ...